Diese Datenschutzerklärung informiert sie darüber wie die Höhere Fachschule für Technik Mittelland AG, (nachfolgend „hftm“ genannt), Sportstrasse 2, 2540 Grenchen, Schweiz, Ihre personenbezogenen Daten (im Folgenden „Daten“) im Zusammenhang mit dem Online-Bewerbungsverfahren sowie der Nutzung des Bewerbungsmanagementsystems der Software-Partnerin Refline AG verarbeitet. Sie umfasst die folgenden Bearbeitungstätigkeiten:

• Bearbeitung Ihrer Bewerbung und Spontanbewerbung
• Verwaltung Ihres Jobmail-Abonnements

Die hftm behält sich vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit zu ändern und die Bearbeitungsmethoden anzupassen. Es gilt die jeweils aktuelle, unter https://app.reflinejobs.io/2113/privacy.html abrufbar publizierte Fassung.

Die hftm verpflichtet sich zu einem verantwortungsvollen Umgang mit Ihren Daten. Die Datenbearbeitung entspricht der Richtlinie zum Datenschutz an der hftm.

1.     Ihre Bewerbung und Ihre Spontanbewerbung
Im Rahmen der Benutzung der Bewerbungsmaske stellen Sie uns Ihre Daten gemäss Bewerbungsmaske sowie die von Ihnen hochgeladenen Bewerbungsunterlagen zum Zweck der Stellenbesetzung zur Verfügung. Sie stellen dabei sicher, dass die von Ihnen angegebenen Daten wahrheitsgemäss, richtig und aktuell sind. Ihre Daten werden auf unserem Bewerbungstool unserer Software-Partnerin Refline AG gespeichert und im Rahmen Ihrer Bewerbung ausgewertet, bearbeitet und intern weitergeleitet. Die Daten können zusätzlich für statistische Zwecke (z.B. Reporting) bearbeitet werden. Dabei sind keine Rückschlüsse auf Sie persönlich möglich. Bei einer Spontanbewerbung nehmen wir mit Ihnen Kontakt auf, sofern bei uns eine für Sie allenfalls geeignete Stelle zu besetzen ist.

2.     Einwilligung (Bewerbung und Ihre Spontanbewerbung)
Durch Betätigen der Schaltfläche «Datenschutz akzeptieren» erklären Sie sich mit dem Bearbeiten Ihrer Daten einverstanden und stellen der hftm Ihre persönlichen Daten zum Zweck der Stellenbesetzung im Rahmen der administrativen Bearbeitung zur Verfügung. Ihre Einwilligung in die Datenverarbeitung wird protokolliert. Ihre Daten werden auf den Systemen unserer Software-Partnerin Refline AG gespeichert und verarbeitet. Falls Sie sich im Rahmen einer Bewerbung über einen anderen Kanal (E-Mail oder Post) einreichen, holen wir Ihre Einwilligung in die Datenverarbeitung vor der Abspeicherung in unser Tool ein. Minderjährige Bewerber/-innen erklären ausdrücklich, dass sie sich nur mit Zustimmung des gesetzlichen Vertreters bewerben.

3.     Ihre Jobmailabonnierung
Mit dem Abonnieren des Jobmails willigen Sie ein, dass Sie via E-Mail-Informationen zu offenen Stellen der hftm erhalten. Dabei werden bei der Anmeldung zum Jobmail Ihre Daten, die Sie in die Eingabemaske einfüllen, an uns übermittelt und gespeichert. Der Jobmailversand erfolgt über unserer Software-Partnerin Refline AG. Die Anmeldung zum Jobmail erfolgt im sog. Double-Opt-In-Verfahren. Zur Missbrauchsverhinderung erhalten Sie nach Ihrer Anmeldung eine E-Mail, in der Sie um die Bestätigung Ihrer Anmeldung gebeten werden. Um den Anmeldeprozess nach den rechtlichen Anforderungen nachweisen zu können, wird Ihre Anmeldung protokolliert. Sie können die Einwilligung zum Empfang eines Jobmails jederzeit widerrufen. Am Ende eines jeden Jobmails befindet sich ein Widerrufslink.

4.     Aufbewahrungsdauer
Wir bearbeiten Ihre Daten nur so lange, wie es im Rahmen unseres überwiegenden Interesses bzw. für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Bei einer Anstellung werden Ihre Daten ins Personaldossier überführt. Mit dem Hinterlegen Ihrer Bewerbung erklären Sie sich damit einverstanden, dass die hftm Ihre Daten während maximal 24 Monaten nach Bewerbungseingang aufbewahren und diese zwecks Vermittlung von passenden Stellenangeboten sowie Informationen mit jobrelevantem Inhalt kontaktieren darf. Danach werden die Daten anonymisiert oder gelöscht. Sie haben das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Die Daten werden daraufhin nach 5 Monaten gelöscht. Bitte nehmen Sie zur Kenntnis, dass laut Gesetz bestimmte Daten über einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt, werden müssen. Wir verwenden diese lediglich zur Erfüllung gesetzlicher Auflagen.

5.     Weitergabe der Daten an Dritte
Wir geben Ihre Daten im Rahmen unserer geschäftlichen Aktivitäten und für die in dieser Datenschutzerklärung umschriebenen Zwecke nur dann an Dritte weiter, falls wir dazu gesetzlich, durch gerichtliche Verfügung oder offizielle Vorschriften verpflichtet sind, wenn die Weitergabe zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder für die Abwicklung von Verträgen und geschäftlichen Aktivitäten notwendig ist oder aufgrund Ihrer Einwilligung.
Zu diesen Dritten gehören unsere Auftragsbearbeiter, insbesondere die Refline AG, Schweiz, als unsere Softwarepartnerin und IT-Provider. Diese Dienstleister sind in der Schweiz.
Falls Sie die freiwillige Option nutzen, Ihre Bewerbung oder Spontanbewerbung via "One-Click-Option" einzureichen, werden Daten aus Ihrem Lebenslauf automatisiert ausgelesen und in vorstrukturierte Datenfelder abgefüllt. Das Auslesen der Daten erfolgt mithilfe einer semantischen Analyse und künstlicher Intelligenz. Dabei wird ein Service der Partners Textkernel BV (ISO 27001 zertifiziert, mit Hauptsitz in der Niederlande und Serverstandort EU-Raum) genutzt. Der Lebenslauf wird automatisiert von unserer der Software-Partnerin Refline AG als HTTP-Post data request an das Sourcebox-System von Textkernel BV gesendet, maschinell ausgelesen, automatisiert retourniert und gelöscht. Die Nutzung dieser Option ist freiwillig und mit der Verwendung stimmen Sie dieser Art der Bearbeitung zu. Das Bewerbungsformular kann jederzeit auch manuell ausgefüllt werden, so dass Ihre Daten die Schweiz nicht verlassen. Wird das Datenschutzniveau in einem Land als für Schweizer Verhältnisse unangemessen erachtet, gewähren wir durch geeignete Garantien einen geeigneten Datenschutz, sofern kein gesetzlicher Ausnahmetatbestand vorhanden ist.

6.     Datensicherheit und Vertraulichkeit
Die hftm und die Software-Partnerin Refline AG, haben die notwendigen organisatorischen und technischen Massnahmen ergriffen, um die Vertraulichkeit Ihrer Bewerbung und Ihre von uns gespeicherten Daten vor Verlust, Zerstörung, Veränderung, und dem unbefugten Zugriff Dritter zu schützen und die Verfügbarkeit sicherzustellen. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der hftm wie auch der der Software-Partnerin Refline AG sind im Rahmen ihres (arbeits-) vertraglichen Verhältnisses zur Verschwiegenheit und zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen über persönliche Daten verpflichtet. Die Datenübertragung erfolgt SSL-verschlüsselt. Die Datenverarbeitung erfolgt anhand allgemeiner Standards gemäss aktuellem Stand der Technik.

7.     Verwendungszweck Ihrer persönlichen Daten
Während des Bewerbungsverfahrens werden neben Anrede, Name und Vorname die üblichen Korrespondenzdaten wie Postanschrift, E-Mailadresse und Telefonnummern in der Bewerberdatenbank gespeichert. Zudem werden alle von Ihnen im Zusammenhang mit der Bewerbung eingereichten Dokumente erfasst. Diese Daten werden ausschliesslich im Rahmen Ihrer Bewerbung bearbeitet, gespeichert, ausgewertet oder intern weitergeleitet. Die Daten können für statistische Zwecke (z.B. Reporting) bearbeitet werden. Dabei sind keine Rückschlüsse auf einzelne Personen möglich.
Ohne gegenteilige Mitteilung behält sich die hftm vor, Ihre konkrete Bewerbung auch für andere geeignete Stellen in der hftm zu prüfen.

8.     Zugriff auf die Daten
Die von Ihnen bekannt gegebenen Daten werden vertraulich behandelt. Im Rahmen einer konkreten Bewerbung haben innerhalb der hftm ausschliesslich Personen, die mit der Besetzung der Stelle/n zu tun haben, Einblick in die von Ihnen bekannt gegebenen Daten. Einsicht in die von Ihnen bekannt gegebenen Daten haben insbesondere die Personalfachleute der hftm sowie die für die Auswahl verantwortlichen Vorgesetzten. Wird für die Besetzung einer Stelle eine Kommission eingesetzt, haben alle Mitglieder der Kommission Einblick in die von Ihnen bekannt gegebenen Daten. Einsicht bei Spontanbewerbungen haben vorab nur die Personalfachleute. Erst wenn eine solche Bewerbung für eine konkrete Stelle in die engere Auswahl kommt, erhalten die betreffenden Vorgesetzten Einblick in die von Ihnen bekannt gegebenen Daten.
Ihre Daten werden auf keinen Fall an weitere Unternehmen oder Personen weitergegeben oder für andere Zwecke verwendet. Sofern Sie uns nichts Anderes mitteilen, behalten wir es uns vor, Ihre konkrete Bewerbung auch für andere geeignete Stellen bei uns entgegenzunehmen und zu prüfen.
Nur in Ausnahmefällen haben auch Mitarbeitende unseres zu Supportzwecken beigezogenen Software-Partners Einblick in die von Ihnen bekannt gegebenen Daten.
Ihre Daten werden auf keinen Fall an weitere Unternehmen oder Personen weitergegeben oder für andere Zwecke verwendet.

6. Ihre Rechte an Ihren Daten
Sie haben insbesondere das Recht auf Auskunft sowie Widerruf Ihrer Einwilligung in Bezug auf das Jobmail. Ihre Rechte sind dabei nicht absolut. Wir behalten uns vor, unsererseits die gesetzlich vorgesehenen Einschränkungen geltend zu machen.
Mit einem Auskunftsbegehren können Sie Auskunft darüber verlangen, welche Daten wir über Sie bearbeiten. Dazu bitten wir Sie, uns zusammen mit dem Begehren eine entsprechende Identifikation Ihrer Person zuzustellen. Wir behalten uns ausdrücklich vor, gegebenenfalls weitere Informationen von Ihnen zu verlangen. Kontaktieren Sie uns bitte über die unten genannte Kontaktadresse.

7. Verantwortlicher und Kontakt
Verantwortlich für die hier beschriebene Datenbearbeitung ist die Höhere Fachschule für Technik Mittelland AG, Sportstrasse 2, 2540 Grenchen, Schweiz. Sie erreichen uns auch unter der Telefonnummer +41 32 654 12 00 oder der Mailadresse personal@hftm.ch.

8. Haftungsausschluss, anwendbares Recht, Gerichtsstand
Ihre Dateneingabe erfolgt auf eigene Verantwortung und auf eigenes Risiko. Wir schliessen unsere Haftung im Rahmen des gesetzlich Zulässigen aus. Es gilt materielles Schweizer Recht, unter Ausschluss der kollisionsrechtlichen Bestimmungen des Schweizerischen Internationalen Privatrechts (IPRG). Gerichtstand ist der Sitz des Verantwortlichen.