Diese Datenschutzerklärung informiert Sie darüber, wie wir, Vitol Geneva, PLACE DES BURGEES 3, GENEVA,Switzerland,, 1201 GENEVA, Schweiz, (nachfolgend „Vitol Geneva“, „wir“, „uns“ genannt) Ihre Personendaten (nachfolgend auch kurz „Daten“ genannt) im Zusammenhang mit den nachfolgend beschriebenen Bearbeitungstätigkeiten beschaffen und bearbeiten, weitergeben, sichern und aufbewahren, vernichten oder anonymisieren, und an wen Sie sich bei Fragen wenden können. Unsere Bearbeitungstätigkeiten sind:
- Ihre Bewerbung und Ihre Spontanbewerbung
- Ihre Jobmailabonnierung
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit zu ändern und unsere Bearbeitungsmethoden anzupassen. Es gilt die jeweils aktuelle, unter https://app.reflinejobs.io/2083/privacy.html abrufbar publizierte Fassung.
Wir verpflichten uns zu einem verantwortungsvollen Umgang mit Ihren Daten. Folglich erachten wir es als selbstverständlich, Ihre Daten in Übereinstimmung mit den schweizerischen und gegebenenfalls geltenden europäischen Datenschutzgesetzen zu bearbeiten.
1. Ihre Bewerbung und Ihre Spontanbewerbung
Im Rahmen der Benutzung der Bewerbungsmaske stellen Sie uns Ihre Daten gemäss Bewerbungsmaske sowie die von Ihnen hochgeladenen Bewerbungsunterlagen zum Zweck der Stellenbesetzung zur Verfügung. Sie stellen dabei sicher, dass die von Ihnen angegebenen Daten wahrheitsgemäss, richtig und aktuell sind. Ihre Daten werden auf unserem Bewerbungstool unseres Softwarepartners Refline AG gespeichert und im Rahmen Ihrer Bewerbung ausgewertet, bearbeitet und intern weitergeleitet. Die Daten können zusätzlich für statistische Zwecke (z.B. Reporting) bearbeitet werden. Dabei sind keine Rückschlüsse auf Sie persönlich möglich.
Bei einer Spontanbewerbung nehmen wir mit Ihnen Kontakt auf, sofern bei uns eine für Sie allenfalls geeignete Stelle zu besetzen ist.
Minderjährige Bewerber erklären ausdrücklich, dass sie sich nur mit Zustimmung des gesetzlichen Vertreters bewerben.
2. Ihre Jobmailabonnierung
Mit dem Abonnieren des Jobmails willigen Sie ein, dass wir Sie via E-Mail mit Informationen zu offenen Stellen informieren. Dabei werden bei der Anmeldung zum Jobmail Ihre Daten, die Sie in die Eingabemaske einfüllen, an uns übermittelt und gespeichert. Der Jobmailversand erfolgt über unseren Softwarepartner Refline AG. Die Anmeldung zum Jobmail erfolgt im sog. Double-Opt-In-Verfahren. Zur Missbrauchsverhinderung senden wir Ihnen nach Ihrer Anmeldung eine E-Mail, in der wir Sie um die Bestätigung Ihrer Anmeldung bitten. Um den Anmeldeprozess nach den rechtlichen Anforderungen nachweisen zu können, wird Ihre Anmeldung protokolliert. Sie können die Einwilligung zum Empfang eines Jobmails jederzeit widerrufen. Am Ende eines jeden Jobmails befindet sich ein Widerrufslink.
3. Aufbewahrungsdauer
Wir bearbeiten Ihre Daten nur solange, wie es im Rahmen unseres überwiegenden Interesses bzw. für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Bei einer Anstellung werden Ihre Daten ins Personaldossier überführt, ansonsten grundsätzlich bei unberücksichtigten Bewerbungen nach 12 Monate bzw. nach Widerruf Ihrer Einwilligung beim Jobmail vernichtet oder anonymisiert. Bitte nehmen Sie zur Kenntnis, dass laut Gesetz bestimmte Daten über einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden müssen. Wir verwenden diese lediglich zur Erfüllung gesetzlicher Auflagen.
4. Weitergabe der Daten an Dritte
Wir geben Ihre Daten im Rahmen unserer geschäftlichen Aktivitäten und für die in dieser Datenschutzerklärung umschriebenen Zwecke nur dann an Dritte weiter, falls wir dazu gesetzlich, durch gerichtliche Verfügung oder offizielle Vorschriften verpflichtet sind, wenn die Weitergabe zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder für die Abwicklung von Verträgen und geschäftlichen Aktivitäten notwendig ist oder aufgrund Ihrer Einwilligung.
Zu diesen Dritten gehören unsere Auftragsbearbeiter, insbesondere Refline AG, Schweiz, als unser Softwarepartner sowie IT-Provider. Diese Dienstleister sind in der Schweiz.
Falls Sie die freiwillige Option nutzen, Ihre Bewerbung oder Spontanbewerbung via "One-Click-Option" einzureichen, werden Daten aus Ihrem Lebenslauf automatisiert ausgelesen und in vorstrukturierte Datenfelder abgefüllt. Das Auslesen der Daten erfolgt mithilfe einer semantischen Analyse und künstlicher Intelligenz. Dabei wird ein Service der Partners Textkernel BV (ISO 27001 zertifiziert, mit Hauptsitz in der Niederlande und Serverstandort EU-Raum) genutzt. Der Lebenslauf wird automatisiert von unserem Softwarepartner Refline AG als HTTP Post data request an das Sourcebox-System von Textkernel BV gesendet, maschinell ausgelesen, automatisiert retourniert und gelöscht. Die Nutzung dieser Option ist freiwillig und mit der Verwendung stimmen Sie dieser Art der Bearbeitung zu. Das Bewerbungsformular kann jederzeit auch manuell ausgefüllt werden, so dass Ihre Daten die Schweiz nicht verlassen.
Wird das Datenschutzniveau in einem Land als für Schweizer Verhältnisse unangemessen erachtet, gewähren wir durch geeignete Garantien einen geeigneten Datenschutz, sofern kein gesetzlicher Ausnahmetatbestand vorhanden ist.
5. Datensicherheit und Vertraulichkeit
Wir, wie auch unsere Auftragsbearbeiter bedienen sich angemessener technischer und organisatorischer Massnahmen bei den Systemen, um Ihre von uns gespeicherten Daten vor Verlust, Zerstörung, Veränderung, und dem unbefugten Zugriff Dritter zu schützen und die Verfügbarkeit sicherzustellen. Die Sicherheitsmassnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend angepasst. Die Daten werden SSL verschlüsselt übertragen. Ein absoluter Schutz kann nicht garantiert werden. Auch den eigenen, unternehmensinternen Datenschutz nehmen wir sehr ernst. Unsere Mitarbeitenden und die von uns beauftragten Auftragsbearbeiter sind zur Verschwiegenheit und zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen verpflichtet.
Die uns von Ihnen bekannt gegebenen Daten werden vertraulich behandelt und der Zugriff auf sie wird nur soweit notwendig gewährt. Im Rahmen einer konkreten Bewerbung haben bei uns ausschliesslich Personen, welche mit der Besetzung der Stelle/n zu tun haben, Einblick in die von Ihnen bekannt gegebenen Daten. Einsicht in die von Ihnen bekannt gegebenen Daten haben insbesondere unser HR sowie die für die Auswahl verantwortlichen Vorgesetzten. Einsicht bei Spontanbewerbungen haben vorab nur unser HR. Erst wenn eine solche Bewerbung für eine konkrete Stelle in die engere Auswahl kommt, erhalten die betreffenden Vorgesetzten Einblick in die von Ihnen bekannt gegebenen Daten.
Sofern Sie uns nichts Anderes mitteilen, behalten wir es uns vor, Ihre konkrete Bewerbung auch für andere geeignete Stellen bei uns entgegen zu nehmen und zu prüfen.
Nur in Ausnahmefällen haben auch Mitarbeitende unseres zu Supportzwecken beigezogenen Software-Partners Einblick in die von Ihnen bekannt gegebenen Daten.
Ihre Daten werden auf keinen Fall an weitere Unternehmen oder Personen weitergegeben oder für andere Zwecke verwendet.
6. Ihre Rechte an Ihren Daten
Sie haben insbesondere das Recht auf Auskunft sowie Widerruf Ihrer Einwilligung in Bezug auf das Jobmail. Ihre Rechte sind dabei nicht absolut. Wir behalten uns vor, unsererseits die gesetzlich vorgesehenen Einschränkungen geltend zu machen.
Mit einem Auskunftsbegehren können Sie Auskunft darüber verlangen, welche Daten wir über Sie bearbeiten. Dazu bitten wir Sie, uns zusammen mit dem Begehren eine entsprechende Identifikation Ihrer Person zuzustellen. Wir behalten uns ausdrücklich vor, gegebenenfalls weitere Informationen von Ihnen zu verlangen. Kontaktieren Sie uns bitte über die unten genannte Kontaktadresse.
7. Verantwortlicher und Kontakt
Verantwortlich für die hier beschriebene Datenbearbeitung ist Vitol Geneva, PLACE DES BURGEES 3, GENEVA,Switzerland,, 1201 GENEVA, Schweiz. Sie erreichen uns auch unter der Telefonnummer oder der Mailadresse amirkhan.afg170@gmail.com.
8. Haftungsausschluss, anwendbares Recht, Gerichtsstand
Ihre Dateneingabe erfolgt auf eigene Verantwortung und auf eigenes Risiko. Wir schliessen unsere Haftung im Rahmen des gesetzlich Zulässigen aus. Es gilt materielles Schweizer Recht, unter Ausschluss der kollisionsrechtlichen Bestimmungen des Schweizerischen Internationalen Privatrechts (IPRG). Gerichtstand ist der Sitz des Verantwortlichen.