Datenschutzerklärung

für

die Dienstleistungen und Angebote sowie für die Mitarbeiter*innen, Bewerber*innen, freiwilligen Helfer*innen, Lieferant*innen und Unterstützer*innen sowie für Vereinsmitglieder

des Vereins OJA Offene Jugendarbeit Zürich (OJA)

Mit dieser Datenschutzerklärung beschreiben wir, die OJA, wie wir deine Personendaten bearbeiten, wenn du den JOB SHOP / INFO SHOP oder die Sackgeldbörsen nutzt oder uns in einem unserer Jugendtreffs, Jugendläden oder dem Planet5 besuchst, unsere Webseite oder andere Onlinedienste nutzt oder als Mitarbeiter*in, Bewerber*in, freiwillige Helfer*in, Lieferant*in und Unterstützer*in an unseren Aktivitäten beteiligt bist, wenn du ein Vereinsmitglied bist,wenn du anderweitig mit uns in Verbindung stehst oder kommunizierst. Unter Datenbearbeitung verstehen wir zum Beispiel die Sammlung, Speicherung, Übertragung, Ansicht oder Löschung von Daten.
Wenn du uns Daten über andere Personen wie z.B. Freund*innen, Familienangehörige, zu vermittelnde Jugendliche etc. übermittelst bzw. bekanntgibst, gehen wir davon aus, dass du dazu befugt bist, dass diese Daten richtig sind und wir diese wie hier beschrieben bearbeiten dürfen. Mit der Übermittlung der Daten über Dritte bestätigst du das. Bitte stell auch sicher, dass diese Dritten über diese Datenschutzerklärung informiert wurden.
Der Schutz deiner Privatsphäre ist uns ein wichtiges Anliegen. Wir bearbeiten die Daten selbstverständlich nur so, wie dies vom Schweizer Datenschutzgesetz erlaubt ist.

1.Wer ist für die Bearbeitung der Personendaten verantwortlich?
Für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Datenbearbeitungen ist der Verein OJA Offene Jugendarbeit Zürich verantwortlich, soweit im Einzelfall nichts anderes kommuniziert wird. Wir können für bestimmte unserer Dienste auch weitere Datenschutzerklärungen abgeben, die zusätzlich oder anstelle der vorliegenden Datenschutzerklärung gelten.
Bei Fragen über unseren Umgang mit Personendaten oder sonstigen datenschutzrechtlichen Anliegen sind wir unter folgender Adresse erreichbar:

Verein OJA Offene Jugendarbeit Zürich
Hardturmstrasse 122a
8005 Zürich
datenschutz@oja.ch

2.Welche Personendaten bearbeiten wir zu welchem Zweck?
2.1 JOB SHOP / INFO SHOP
a) Jugendliche und junge Erwachsene: Wenn du als Jugendliche*r oder junge*r Erwachsene*r unseren JOB SHOP / INFO SHOP nutzt, z.B. um Informationen zu erhalten, dich beraten zu lassen oder dich für eine Arbeitsvermittlung anmeldest, bearbeiten wir die von dir erhaltenen Daten (in der Regel Name, Kontaktdaten, Interessen, Verfügbarkeit, Daten zu deiner Ausbildung, gewünschte Einsatzgebiete, Bankangaben etc.) sowie Daten über deine Einsätze (absolvierte Einsätze oder Kurse, allenfalls Feedback der Einsatzbetriebe) und alle bei uns in diesem Zusammenhang anfallenden Daten (wie z.B. auch Kommunikationsdaten, Korrespondenzen, Zahlungsbelege, ausgefüllte Formulare etc.), um die Aufgaben von JOB SHOP / INFO SHOP und die zugehörigen Vermittlungs-, Informations- und Beratungsleistungen zu erbringen und die Einsätze abzuwickeln.
b)Einsatzbetriebe/Privatpersonen: Wenn Sie oder Ihr*e Arbeitgeber*in sich als interessierter Betrieb oder als Privatperson für Einsätze der Jugendlichen bei uns anmelden, bearbeiten wir die von Ihnen erhaltenen Angaben (Name, Kontaktdaten, Ansprechperson, Rechnungsangaben, Einsatzgebiete, Bankangaben etc.) sowie im Zusammenhang mit (möglichen) Einsätzen anfallende Daten (Einsätze, vermittelte Jugendliche, Kommunikationsdaten und Korrespondenz etc.), um Ihnen Jugendliche oder junge Erwachsene für Einsätze zu vermitteln und die Einsätze abzuwickeln (z.B. auch Zahlungen von Ihnen an Jugendliche oder junge Erwachsene über uns etc.).
2.2 Sackgeldbörse
a) Jugendliche: Wenn du dich bei uns meldest, weil du einen Sackgeldjob finden oder vermitteln willst, bearbeiten wir die von dir erhaltenen Daten (Name, Kontaktdaten, Interessen, Verfügbarkeit für Sackgeldjobs bzw. für Vermittlungsarbeit etc.) und Daten über deine Einsätze (erledigte Sackgeldjobs, vermittelte Jugendliche, Einsatzdaten für Rechnungsstellung an Partner*innen, allenfalls Feedback von Partner*innen etc.), um die Sackgeldjobs zu vermitteln und abzuwickeln. Die*der vermittelnde Jugendliche erhält ebenfalls Zugang zu deinen Daten, um dich zu vermitteln. Er oder sie ist aber verpflichtet, die Daten nur für die Vermittlung und nicht für sich selbst zu gebrauchen.
b) Partner*innen: Wenn Sie sich bei uns melden, damit ein*e Jugendliche*r einen Sackgeldjob für Sie erledigen kann, bearbeiten wir die von Ihnen erhaltenen Daten (Name, Kontaktdaten, angebotener Sackgeldjob, Bankangaben etc.) sowie in diesem Zusammenhang bei uns anfallende Daten (Daten zu vermittelten Jugendlichen und Sackgeldjobs, Rechnungsdaten, Verträge, Kommunikationsdaten und Korrespondenz etc.), um die Sackgeldjobs zu vermitteln und abzuwickeln.
2.3 Soziokulturelles Angebot in unseren Jugendtreffs, Jugendläden und Planet5
a) Besucher*innen: Wenn du an einer Veranstaltung bei uns teilnimmst, bearbeiten wir allenfalls von dir erhaltene Daten (z.B. Name und Kontaktdaten bei einem Kurs) und im Zusammenhang mit dem Kurs anfallende Daten (z.B. wann du bei uns warst, welche Kurse du besuchst hast, Kommunikationsdaten, Korrespondenz etc.), um die Veranstaltung durchzuführen. Je nach Veranstaltung machen wir auch Foto- oder Videoaufnahmen und Beschreibungen der Veranstaltung. Mehr Informationen dazu findest du gleich hier unterhalb bei "c) Fotos und Videos".
b) Veranstalter*innen und andere Partner*innen: Wenn du eine Veranstaltung in einem unserer Jugendtreffs oder Jugendläden oder im Planet5 organisierst oder dich an diesem beteiligst (z.B. Kursleiter*in, Musikband etc.), bearbeiten wir die von dir erhaltenen Daten (Name, Kontaktdaten, Daten zur Veranstaltung wie Datum, Beschreibungen, Konzepte, Beteiligte etc., allenfalls Bankangaben) sowie in Zusammenhang mit der Veranstaltung anfallende Daten (Verträge, Kommunikationsdaten, Korrespondenz, Rechnungen etc.), um dich bei der Organisation und Abwicklung der Veranstaltung zu unterstützen und um diese gemeinsam durchzuführen.
c) Fotos und Videos: Je nach Veranstaltung werden auch Fotos oder Videoaufnahmen gemacht. Diese verwenden wir wie unten (Titel "2.5 Kommunikation und Auftritt in der Öffentlichkeit") beschrieben. Wenn du auf solchen Aufnahmen nicht vorkommen willst, geh bitte direkt an der Veranstaltung auf die oder den Fotograf*in zu und sag ihr*ihm das. Wenn du die Veranstaltung organisierst bzw. veranstaltest (z.B. Event, Konzert, Ausstellung etc.), gehen wir davon aus, dass es für dich in Ordnung ist, wenn wir über die Veranstaltung und die Mitwirkenden mit Fotos, Videos, Beschreibung und Namen in unseren Publikationen (Jahresbericht, Webseite, Social Media Präsenzen, andere Publikationen) berichten und du musst dich melden, wenn wir das bei dir ausnahmsweise anders machen sollen.
2.4 Webseite und andere Onlinedienste
a) Webseitenbesucher*innen: Wenn du unsere Webseite besuchst, bearbeiten wir die zugehörigen Zugriffsdaten (Besuchte Website, Uhrzeit zum Zeitpunkt des Zugriffes, Quelle/Verweis, von welchem man auf die Seite gelangt ist, verwendeter Browser und Einstellungen, verwendetes Betriebssystem, verwendete IP-Adresse, Informationen über den Internet-Dienstanbieter etc.), um die Nutzung der Website zu ermöglichen (Verbindungsaufbau), die Systemsicherheit und -stabilität zu gewährleisten, zur Missbrauchsprävention und für die Optimierung des Internetangebots sowie zu internen statistischen Zwecken.
b) Kontaktformular oder andere Anfragen: Wenn du über unsere Webseite (z.B. über Funktionen wie Chat, Kontaktformulare o.ä. oder unsere Kontaktangaben) oder anderweitig mit uns in Kontakt trittst, bearbeiten wir die von dir erhaltenen Angaben sowie allenfalls Zugriffsdaten (siehe oben), um deine Anfrage zu beantworten.
2.5 Kommunikation und Auftritt in der Öffentlichkeit
a) Kommunikationskanäle: Uns kann man über diverse Kanäle erreichen, wie z.B. E-Mail, Post, SMS, Chat, Webseite etc. Wenn du mit uns über einen dieser Kanäle in Kontakt trittst, bearbeiten wir die von dir, deinem Gerät oder der Kommunikationsplattform erhaltenen Daten (Namen, falls angegeben oder Pseudonym, sowie z.B. bei SMS: Mobiltelefonnummer und bei Social Media: Username etc.) sowie deine Angaben (Nachrichten über deine Situation, in der du bist und dir Unterstützung von uns wünschst, Informationen in den Bildern, Sprachnachrichten oder Dokumenten, die du uns sendest etc.), um deine Anfrage zu bearbeiten oder mit dir zu interagieren. Je nachdem, auf welchem Kanal du uns schreibst, welche Angaben du machst oder uns in Bildern, Dokumenten oder Sprachnachrichten sendest, kannst du damit identifiziert werden. Wenn du mehr Anonymität möchtest, kannst du in den Nachrichten auf Informationen über dich verzichten und diese aus Bildern, Dokumenten oder Sprachnachrichten entfernen, bevor du sie uns sendest.
Bitte sei dir bewusst, dass nicht alle Kanäle gleich sicher oder anonym sind. So wird bei SMS z.B. automatisch deine Nummer mitgeschickt und wir haben z.B. keinen Einfluss darauf, welche Daten Whatsapp oder Social Media Plattformen über dich und deine Interaktion mit uns bearbeitet, sondern für ihre Bearbeitung gibt es eine separate Datenschutzerklärung, die dir darüber Auskunft gibt.
b) Newsletter: Jugendliche, Einsatzbetriebe, Partner*innen und Freiwillige, die mit uns in Kontakt stehen im Zusammenhang mit unseren Dienstleistungen und Aktivitäten oder Leute, die sich für unseren Newsletter angemeldet haben, können auch einen Newsletter oder andere Marketingmitteilungen von uns erhalten. Das kann man jederzeit ablehnen, am einfachsten über den Abmelde-Link, der in der Regel in allen solchen Kommunikationen enthalten ist.
c) Social Media Präsenzen, Jahresbericht und andere Publikationen: Wir verfügen auf verschiedenen Social Media Plattformen über eine Seite oder einen Auftritt, um mit Jugendlichen zu kommunizieren und auf unsere Aktivitäten und Angebote aufmerksam zu machen. Zu diesem Zweck veröffentlichen wir auch Berichte und Ähnliches auf diesen Plattformen sowie in unserem Jahresbericht und anderen Publikationen (Flyer, Infoblätter etc.). Bitte sei dir bewusst, dass wir bei den Plattformen und bei veröffentlichten Publikationen keinen Einfluss darauf haben, was nach unserer Publikation damit gemacht wird oder wie diese Plattformen deine Daten bearbeiten, wenn du mit uns interagierst.
2.6 Personal, Freiwillige und Lieferant*innen/Unterstützer*innen
a) Mitarbeiter*innen: Wenn du bei uns angestellt bist, bearbeiten wir deine Daten (alle von dir erhaltene Angaben (inkl. Angaben über deine Angehörigen, z.B. für Familienzulagen oder Notfalllisten), Vertragsdaten (Lohn, Stellenbeschrieb etc.), lohnrelevante Daten, Daten über Geschäftsausgaben, Technische Daten (z.B. Logins, Aktivitäten auf den Geschäftssystemen) und Kommunikationsdaten (E-Mail, Telefonate etc.) sowie allenfalls Gesundheitsdaten (z.B. Krankheits- und Unfalldaten), in wenigen Fällen auch religiöse Daten (z.B. aufgrund der Quellensteuer oder auf freiwilliger Basis) und weitere Daten (z.B. deine Einsatzdaten, Abwesenheiten, Daten über deine Leistungen wie Mitarbeiter*innen-Qualifikationen), um das Arbeitsverhältnis abzuwickeln.
b) Bewerber*innen: Wenn du dich bei uns bewirbst, bearbeiten wir die von dir erhaltenen Daten (Name, Kontaktangaben, Lebenslauf, Lohnvorstellungen, Zeugnisse, Diplome etc.) sowie bei von dir angegebenen Personen eingeholte Referenzen, um die Eignung für die ausgeschriebene oder anderweitig offene Stellen zu prüfen. Bei einer Anstellung gehen diese Unterlagen in dein Personaldossier. Wir teilen diese Daten allenfalls auch mit beigezogenen Personalvermittler*innen für diesen Zweck.
c) Freiwillige: Wenn du als Freiwillige*r unsere Vereinsaktivitäten unterstützt, bearbeiten wir die von dir erhaltenen Daten (Name, Kontaktdaten, Qualifikationen etc.) sowie im Zusammenhang mit deinen Einsätzen anfallende Daten (Einsatzdatum, Interessensgebiete (z.B. angebotene Kurse), Kommunikationsdaten, Korrespondenz etc.), um deine Einsätze abzuwickeln.
d) Lieferant*innen/Unterstützer*innen: Wenn Sie oder Ihr*e Arbeitgeber*in Lieferant*in von uns sind oder unsere Aktivitäten anderweitig unterstützen (z.B. zur Verfügung stellen von Räumlichkeiten, Subventionen etc.), bearbeiten wir die von Ihnen über Sie oder Ihre Mitarbeiter*innen erhaltenen Daten (Name, Unternehmen, Körperschaft, Abteilung, Ansprechperson, Adresse, E-Mailadresse, Webseite, Bankverbindung), zugehörige Korrespondenz (Bestellungen, Auftragshistorie, Zahlungsmittel, Sachbearbeiter, Rechnungen, Mahnungen, Leistungskontrakte, sonstige Vertragskorrespondenz) und weitere im Zusammenhang mit dem Auftrag oder der Unterstützungsleistung entstehende Dokumentation (Dokumentationen über Leistungen etc.), um Ihnen erteilte Aufträge abzuwickeln bzw. die gebotene Unterstützung zu beziehen und darüber Rechenschaft abzulegen.
2.7 Vereinsmitgliedschaft und -aktivitäten
Von unseren Vereinsmitgliedern bearbeiten wir die von ihnen erhaltenen Daten (Name, Kontaktdaten, Funktion) sowie im Zusammenhang mit der Mitgliedschaft anfallenden Daten (Aufzeichnungen über Vereinsaktivitäten wie z.B. Vorstandsitzungen, Mitgliederrechnung etc.), um die Mitgliedschaft und Vereinsaktivitäten abzuwickeln.
2.8 Weitere Zwecke
Die oben genannten Daten können wir ferner generell zur Umsetzung unseres Vereinszwecks oder zur Einhaltung von gesetzlichen Pflichten und behördlichen Anordnungen (inkl. Kommunikation mit Behörden und Gerichten) sowie Durchsetzung und Abwehr rechtlicher Ansprüche bearbeiten.

3. Wem geben wir deine Personendaten bekannt?

Wir geben im Rahmen unserer geschäftlichen Aktivitäten und der Zwecke gemäss Ziff. 2, soweit erlaubt und es uns als angezeigt erscheint auch Dritten bekannt, sei es, weil sie diese für uns bearbeiten, oder sei es, weil sie sie für ihre eigenen Zwecke verwenden wollen. Neben den allenfalls bereits in Ziff. 2 erwähnten Stellen geht es dabei insbesondere um folgende Dritte (alle gemeinsam “Empfänger*innen”):

-    bei uns mitarbeitende Dritte ohne Anstellungsverhältnis, wie z.B. vermittelnde Jugendliche bei Sackgeldjobs, Freiwillige, die Kurse anbieten, durchführen oder begleiten oder andere Unterstützer*innen, soweit es für die jeweilige Unterstützung notwendig ist;
-    Dienstleister*innen (wie z.B. Banken, Versicherungen, Bonitätsprüfungsstellen), einschliesslich Auftragsbearbeiter*innen (wie z.B. IT-Provider*innen);
-    Behörden oder andere Dritte, wenn wir hierzu gesetzlich verpflichtet sind oder es zur Wahrung unserer Interessen nötig ist, wie z.B. zur Missbrauchsbekämpfung oder Rechtewahrung sowie anderen Parteien in möglichen oder tatsächlichen Rechtsverfahren.
Zudem werden auch gewisse Daten publiziert und sind damit für alle zugänglich, zum Beispiel im Rahmen unserer Social Media Präsenzen oder unseres Jahresberichts (Details dazu findest du weiter oben).
Im Übrigen geben wir Personendaten nur dann an Dritte weiter, wenn dies für die Erreichung der in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Zwecke oder unsere Geschäftsaktivitäten erforderlich ist, wenn dies gesetzlich oder in einer Verfügung so vorgesehen ist, wenn dies nötig ist für die Durchsetzung unserer Rechtsansprüche oder wenn du dazu deine Einwilligung gegeben hast. Du kannst bei der unter Ziff. 1 genannten Kontaktstelle weitere Informationen über die Bekanntgabe von Personendaten erhalten.

4. Gelangen deine Personendaten ins Ausland?

Die Empfänger*innen sind grundsätzlich im Inland. In bestimmten Fällen können wir Personendaten aber auch IT-Dienstleister*innen und anderen Empfänger*innen bekanntgeben, die sich im Ausland befinden (namentlich in Ländern der EU oder des EWR, insbesondere bei bestimmten IT-Dienstleister*innen, Kommunikationskanälen oder Social Media Plattformen). Wenn wir Daten in ein Land ohne angemessenen gesetzlichen Datenschutz übermitteln, sorgen wir wie gesetzlich vorgesehen mittels Einsatz von entsprechenden Verträgen (insbesondere auf Basis der sogenannten Standardvertragsklauseln) oder anderen gesetzlich vorgesehenen Massnahmen für ein angemessenes Schutzniveau oder stützen uns auf die gesetzlichen Ausnahmetatbestände wie namentlich deine Einwilligung, den Vertragsabschluss, die Vertragsabwicklung oder die Feststellung, Ausübung oder Durchsetzung von Rechtsansprüchen. Du kannst bei der unter Ziff. 1 genannten Kontaktstelle weitere Informationen über die betroffenen Länder und implementierten Massnahmen erhalten.

5. Welche Rechte hast du?

Personen, über die wir Daten bearbeiten, haben das Recht, Auskunft über die über sie bearbeiteten Daten sowie deren Berichtigung oder Löschung zu verlangen.
Soweit unsere Bearbeitung auf Einwilligung beruht, haben Betroffene das Recht, diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen.
Für die Ausübung solcher Rechte können sich die betroffenen Personen an die oben unter Ziff. 1 erwähnte Adresse wenden. Wir werden diese Gesuche im Einklang mit dem Schweizer Datenschutzgesetz bearbeiten und können diese gemäss den gesetzlichen Regelungen auch ablehnen oder nur eingeschränkt erfüllen.

6. Cookies

Auf unserer Webseite setzen wir Cookies ein. Hierbei handelt es sich um kleine Textdateien, die auf deinem Endgerät abgelegt werden.
Wir verwenden solche Cookies, um dir eine bessere Nutzung der Plattform (z.B. Speicherung des Loginstatus oder der Sprachwahl) zu ermöglichen. Wir verwenden zudem Cookies, um statistische Auswertungen über die Nutzung unserer Plattform zu erstellen.
Die meisten Browser sind so voreingestellt, dass sie Cookies automatisch akzeptieren. Du kannst diese deaktivieren, indem du in den Einstellungen deines Browsers Cookies deaktivierst.

7. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Es kann sein, dass von Zeit zu Zeit Anpassungen dieser Datenschutzerklärung nötig sind, zum Beispiel, wenn das Gesetz oder die Art ändert, wie wir Personendaten bearbeiten. In diesem Fall werden wir dich in geeigneter Form über die Änderung informieren (z.B. mittels Aufschaltens auf unserer Webseite oder E-Mail an dich) und mit dieser Information wird die jeweils neue Version verbindlich.

Version 11. Januar 2024